رفتن به محتوای اصلی
- هماهنگی، برنامه ریزی و سازماندهی امور اداری و دفتر مدیریت
- ابلاغ دستورات مافوق به اشخاص واحدهای تابعه، سازمان های ذیربط برحسب خط مشی تعیین شده
- انجام هماهنگی های لازم برای تشکیل جلسات، گردهمایی، سفرها و کارگروه هایی که مدیریت در آن عضویت و مشارکت دارند.
- آماده کردن پيشينه ها و پرونده هاي مربوط به نشست ها، جلسات، سمینارها برای اطلاع مدیر
- تنظیم ساعات جلسات، کمیته ها و هماهنگی و پیگیری های مربوطه اعم از اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده
- حضور فعال در جلسات شورای مرکز و برخی جلسات تعیین شده از سوی مدیریت مرکز و تهیه خبر جهت بارگذاری در سایت مرکز
- دریافت و بررسي، تفکیک نامه های اداری، دورنگارها و ایمیل ها و ارجاع آنها به واحدهای اقدام کننده و پیگیری نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
- پیگیری انجام امور مربوط به صدور مکاتبات درون یا برون سازماني
- تهيه و تايپ پيش نويس نامه هاي اداري ، صورتجلسات، دعوتنامه هاي مرتبط با جلسات مديريت
- پاسخگویی به موقع تلفن ها و در صورت لزوم برقراری ارتباط با مدیریت
- راهنمایی و در صورت لزوم فراهم آوردن وسایل و یا انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگانی که تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذیربط امکان پذیر است.
- تنظیم لیست متقاضیان داخلی یا خارجی جهت ملاقات با مقام مربوطه و تعیین ساعت ملاقات برای آنها
- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده
- ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
- تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
- ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازماني
- درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر مدیریت
- هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد یا سازمان های مشخص شده از سوی مدیریت
- انجام سایر امور محوله طبق نظر مدیریت
